Fra den 1. juli 2024 bliver det obligatorisk for danske arbejdspladser at implementere tidsregistrering. Det betyder, at alle danske arbejdsgivere fremover har pligt til at registrere og dokumentere medarbejdernes arbejdstid.
Pia og Birger tager en snak om det i videoen her, og du kan læse mere nedenunder:
Baggrund
Arbejdstidsdirektivet fra 2003 stiller krav om passende pause ved arbejdstid på mere end 6 timer. Der må maks. arbejdes 48 timer om ugen i gennemsnit over en 4-måneders periode. Der er krav til en 11-timers hvileperiode, og der må maks. arbejdes 8 timer i døgnet ved natarbejde i gennemsnit over en 4-måneders periode.
EU-Domstolens dom fra den 14. maj 2019 gjorde det klart, at på grund af arbejdstidsdirektivet gælder et krav om, at lønmodtageres daglige arbejdstid måles og registreres. På denne måde kan vi sikre, at bestemmelser om hviletid og maksimal ugentlig arbejdstid overholdes. Medlemslandene er forpligtet til at indføre et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system, der gør det muligt at måle den enkelte arbejdstagers daglige arbejdstid.
De nye regler er vedtaget af Folketinget den 23. januar 2024 og træder i kraft den 1. juli 2024. Der er ingen implementeringsperiode. Arbejdstid skal registreres fra den 1. juli 2024.
Hvad og hvordan registreres?
Det er arbejdstagers samlede daglige arbejdstid der skal registreres. Tidspunkt for mødetid og sluttid er ikke nødvendig. For arbejdstagere med fast arbejdstid eller vagtplan kan der i stedet registreres afvigelser i forhold til den planlagte tid. Hjemmearbejde er underlagt de samme vilkår for registrering.
Systemkrav er ikke specificerede, men systemet skal være objektivt, pålideligt og tilgængeligt. Registrering kan ske på fysiske timesedler, stempel-ur, Excel-ark, fremsendelse af e-mail med arbejdstid eller digitalt via app på mobil eller pc.
Rigtig mange lønsystemer giver i dag adgang til en app, hvor tidsregistrering kan finde sted. Ligesom der er rigtig mange muligheder for at benytte færdige Excel-ark, som kan findes på internettet. I den forbindelse er det vigtigt at den enkelte arbejdstager kun kan tilgå egne oplysninger.
Hvem skal tidsregistrere?
Alle lønmodtagere skal som udgangspunkt arbejdstidsregistrere.
Medarbejdere kan undtages hvis arbejdstidens længde pga. særlige træk ved det udførte arbejde ikke kan måles eller fastsættes på forhånd, eller hvis lønmodtagerne selv kan fastsætte den. Det vil sige, lønmodtagere, der kan træffe selvstændige beslutninger i relation til jobbet, eller som har ledelsesmæssige funktioner.
Undtagelsen skal være indskrevet i ansættelseskontrakten.
Arbejdsmarkedets parter kan indgå aftale på et overenskomstområde, hvor 48-timersreglen fraviges. Hvis det er tilfældet, skal arbejdsgiver opfylde yderligere krav:
- Ajourført register over pågældende lønmodtagere
- Oplysningerne skal stilles til rådighed for arbejdsmarkedstilsynet
- Efter anmodning, gives arbejdstilsynet oplysninger om de aftaler, der er indgået efter lovens § 4a.
Det er ikke fastlagt i loven, om det er arbejdsgiver eller medarbejder, der skal registrere arbejdstid, men det vil være naturligt, at det er medarbejderen, der registrerer. Sørg for, at det fremgår af virksomhedens personalepolitik, hvordan og hvor ofte.
Arbejdsgiver er ikke pligtig til at kontrollere registreringer. Det er dog arbejdsgiver, der er ansvarlig for arbejdstidsreglernes overholdelse. Det anbefales derfor, at arbejdsgiver fører løbende kontrol med, at tidsregistrering foretages på aftalt måde.
Oplysningerne skal opbevares i 5 år efter udløbet af den periode, der udgør grundlaget for beregningen af medarbejderens gennemsnitlige arbejdstid. Det vil således være fornuftigt at gemme data i 5½ år. Informationerne skal også gemmes i 5½ år, selvom medarbejderen fratræder.
Medarbejderen skal kunne tilgå sine egne oplysninger.
Hvad hvis …
Der er ingen hjemmel i loven til sanktion af arbejdsgiver, hvis der ikke er indført tidsregistreringssystem eller mangelfuld registrering, men arbejdsgiver kan senere hen blive mødt af krav ved overtrædelse af arbejdstidsreglerne.
Inspiration
Udarbejd en personalepolitik for arbejdstidsregistreringen:
- Hvordan bruges systemet, hvad skal registreres, og hvor ofte skal der registreres?
- Definer arbejdstid.
- Hvilke kontrolforanstaltninger iværksætter arbejdsgiver? Hvis der ikke er en godkendelsesprocedure, er det medarbejderens indtastning, der gælder.
- Hvordan forholder man sig, hvis arbejdstager og arbejdsgiver er uenige i registreringen?
- Hvad bruges oplysninger til, og hvilke ansættelsesmæssige konsekvenser gælder ved manglende registrering?
- Hvordan data overvåges og registreres (GDPR).
Bemærk: Denne vejledning er en generel beskrivelse af de kommende regler for registrering af arbejdstid og udgør ikke konkret rådgivning til dig. Vejledningen kan ikke erstatte konkret rådgivning.
Comments are closed.